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广东省东莞市档案工作创新发展纪实

文章出处:未知人气:发表时间:2015-08-17 10:23【

 

“海纳百川、厚德务实”8个大字醒目地树立在广东省东莞市体育馆大楼上方,展示了拥有户籍人口约191万、常住人口约834万的东莞在经济社会发展中秉持的包容态度与合作精神,亦是东莞市档案部门创新务实地服务经济社会、灵活有效管理与远见卓识的有力见证。

    东莞市档案局馆长成洪生告诉记者:“将档案工作开展到全市机关、乡村、社区、企业、家庭,继而到各行各业,让档案工作在全市全面开展起来,这是我们的‘小目标’,通过小目标的逐渐实现,希望向率先建设成‘档案强市’这个大目标不断前进。”

    征集有方 利用有获

    走进东莞市档案局馆的大楼,首期建筑面积约为1.1万平方米的空间布局合理、精致装点,一股饱满而不拥挤的清新之风向记者扑面而来。

    目前,东莞市档案馆馆藏档案共314个全宗,约14万卷59万件,记录了100多年来东莞政治、经济、文化、科技、教育、社会等各方面的发展,其中民生档案占馆藏总量的52.1%。自2014年4月市档案局印发《东莞市档案馆收集档案范围实施细则》以来,市档案馆积极拓宽档案收集渠道,大力丰富馆藏资源,通过上门拜访、电话咨询、接受捐赠等方式将263位名人档案收进名人档案库,名人档案数量多达1万余件。

    2014年,市政府印发《建立东莞方言档案工作实施方案的通知》,计划用3年左右时间建成东莞方言档案综合体系。目前,莞城、樟木头、石龙3个试点的方言建档工作已结束。中山大学、暨南大学的方言专家表示,经市政府同意,用红头文件要求开展方言档案工作在全国是少有的先例。

    在方言档案视听室里,屏幕上正播放着一位白发苍苍的东莞市文史专家杨宝霖老师用东莞方言清唱小曲的视频,婉转的曲调在地道方言的吟唱中给人留下淳朴而自然的印象。市档案局馆声像编研科科长梁锐华说,参与录制方言的大多是退休教师,他们对东莞方言中的歇后语有很多了解,在记录地方文化方面也更加积极,这些具有代表性的方言录制后,还将对影像进行剪辑、搭配字幕等后期处理工作。

    市档案局馆开展的档案征集与方言建档活动无形中增加了百姓对市档案馆的认识和了解,前往市档案馆查阅档案的人也随之增多。自新馆启用以来,市档案馆接待查阅利用市民达4000余次,提供利用档案复印近3万页。成洪生带着记者来到位于市档案局馆一侧的政府信息公开自助查阅厅,兴致勃勃地向记者介绍了自助查阅厅的利用情况。他说:“这是全国首家24小时政府信息公开自助查阅厅,市民只要凭第二代身份证即可进行自助查阅、上网、阅读。目前,该查阅厅可提供现行文件电子全文3万多份,开放档案1.3万多份,提供图书资料641册,已公开现行文件和开放档案的点击量累计超过百万。”

    领导有力 体制有效

    近年来,国家档案局、广东省档案局多位领导到东莞市开展档案调研和指导工作,其中东莞市档案馆的“总分馆制”受到了各级领导的充分肯定,是东莞市档案工作务实创新的有力体现。

    成洪生说:“东莞市委常委、常务副市长张科上任不到半年先后两次来到市档案局馆调研,肯定了全市档案工作在记录东莞城市发展、创建政府信息公开场所、提供社会利用等方面取得的成绩,希望市档案部门落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,对档案馆机制体制创新、档案馆二期建设、档案数字化工作等提出了新的希望。”

    从正门进入东莞市档案馆大朗分馆,成洪生建议记者去东门看看,记者走过去一看,“大朗镇档案馆”“东莞市档案馆大朗分馆”这两块牌子分别挂在大门两边。成洪生自豪地说:“这块牌子标志着广东省第一个镇级档案馆、全国首创的“总分馆制”档案馆正式建成,是对镇级档案工作管理模式的一次新探索和新尝试。”

    大朗镇档案馆馆长傅爱娟向记者细心介绍说:“2006年12月,在大朗召开的全省小城镇档案工作座谈会上,时任镇党委书记尹景辉希望把全镇档案资源整合进馆,集中统一存放,以提高档案管理水平和利用效率。没想到,这一想法与省档案局馆对档案事业的战略规划不谋而合。于是在有关领导和部门的支持下,大朗镇勇敢地迈出了这一创新的步伐。”

    新的档案管理模式盘活了大朗镇的档案资源,做活了档案工作,拓宽了传播载体。“机关文书、城建、房产档案整合进馆‘三档合一’,档案馆、展览馆、艺术馆‘三馆合一’的管理模式实现了‘1+1+1>3’的服务叠加效应,丰富了百姓的精神文化生活,为进一步建设文化强镇注入了新动力。”大朗镇档案馆副馆长魏春花热情地向记者介绍道。

    基于实际出发的管理模式,也让大朗镇档案馆收获了诸多荣誉。大朗镇委员会委员韩暖渠满心欢喜地说:“近几年,大朗镇档案馆陆续获得‘全国档案工作优秀集体’‘广东省档案管理创新优秀案例’等荣誉称号,成功创建为省特级档案馆,是镇级的国家一级档案馆,实属不易。”

    服务有增 民生有乐

    民生档案是市档案局开展业务指导工作的重点之一,全市教育、医疗、社保领域的档案管理工作所取得的成绩、良好的社会示范效果也让东莞市全体档案工作者引以为豪。东莞市档案部门以推动档案规范化为抓手,不断加强对民生重大专项活动的指导,提升了民生档案的管理水平。目前,全市教育、医疗、社保领域的档案工作可谓“各个有提升、样样有标杆”。

    中小学生暑期档案教育社会实践活动、“儿童美术手工作品展”等活动和展览已成为市档案馆开展档案教育的工作常态。然而,东莞市档案馆并没有止步于此,如何更广泛、有力地借助学校平台,使档案工作深入每一位学生心中,已成为市档案局馆不断革新档案教育工作中的规划和目标。成洪生向记者介绍说:“作为全市主管档案工作和教育工作的行政管理部门,市档案局与教育局已启动了共同建设学校记忆工程,共同开展了全市中小学校档案建设工作调研,听取了89所学校的档案建设工作情况及建议,对硬件配置、人员落实、资金保障等问题进行了集中解决,同时联合出台关于学校档案工作业务建设规范的相关文件,对学校各类档案的归档范围及保管期限、档案分类编号等业务进行统一指导,避免标准不统一、自行其是的现象发生。目前,全市123所学校、幼儿园通过了档案工作目标管理的认定,其中有35所被认定为省特级,88所被认定为省一级。”

    除了教育,医疗领域也是东莞市民生档案工作的重点,东莞市档案部门在长期的实践中,用档案构筑了医患之间的“信心桥”。近年来,为加强医疗质量安全管理,提高医疗系统服务质量,全市医疗领域档案工作进行了深入规范化管理。市卫计局有关负责人赞叹,市档案局多次到镇街医院现场指导,根据各医院、社卫中心等部门的实际情况,指导医疗系统的档案工作者专门编制了相关制度文件,确保了医疗系统各部门档案收集齐全完整。

    东莞市第八人民医院(又称“东莞市儿童医院”)非常重视档案工作。1986年一天凌晨,时为砖木结构的医院门诊部暨办公楼意外失火,不少档案资料也在这场大火中化为灰烬,一度让医院档案“断档”。之后,医院为留住这段历史记忆,全面发动当时的医务工作人员用漫画形式描绘了那次火灾的失火现场,真实再现当时的情景。该院副院长骆庆明说:“医疗领域的档案管理工作非常重要,加强档案管理工作不仅为医院提供了重要的决策参考,传承了医院文化,更为群众提供了完善的后续服务。”该院档案负责人张桂好向记者透露,每年在该院分娩的孕妇有3000至4000人,一些家长由于没有档案意识,遗失孩子出生证的事情时有发生,有的甚至要找回十多年前的出生资料,由于该院的档案资料做得规范完整,都能够顺利为家长们补办出生证。此外,患者病案也为疾病治疗提供了完整而宝贵的就诊资料,进而在会诊治疗和解决医患纠纷上发挥更大的作用。

    此外,市社会保障局作为东莞市档案工作重点,在全市档案工作一盘棋的有力推动下,也以一以贯之的自主精神与状态时刻追求新的突破,并将每一步取得的成绩都视为新的起点。市档案局馆副局馆长夏闻生向记者介绍道:“市社保局的领导和同志们并不满足于现状,2010年又投入大量的资金和人力开展创建‘省特级档案综合目标管理’工作,用3年时间完成了全市社保系统档案管理的升级达标工作,成为东莞市首个省特级档案工作目标管理全覆盖的政府部门。”

    市社会保障局的业务档案利用率较高,而档案数量的逐年增加不断为社会保险档案管理工作提出全新的问题和挑战。截至2014年底,全市5大险种参保总人次为2700多万人次,业务档案共有128类,其中64类都产生于服务窗口。市社会保障局莞城分局局长翟锦涛对记者说:“社会保险业务档案是对参保人‘记录一生、管理一生、跟踪一生、服务一生’的重要凭证,特别是在档案信息化方面,在市档案局的关心和支持下,2010年,我们以档案信息化建设为突破口,以东莞市社保城乡一体化管理与服务平台为契机,投资40多万元研发了新的档案管理平台,实现了档案系统与核心业务系统的无缝衔接。”

    “新的档案管理平台上线后,前台工作人员每办理一笔业务后,系统都将自动生成档案编号、分类号等档案著录信息,使档案编号与档案实体实现了有效关联,防止档案实体流失,提高了工作效率,减轻了前台档案员的工作量。同时,档案系统与核心系统的融合,促进了档案工作的透明化,进一步明确和规范了档案管理的工作流程,保证了社保业务内控稽核的每个环节的透明化。”市社保局档案管理科科长翟敏莹有感而发。

    东莞市特殊的地理环境、产业布局,均衡的物质文明与精神文明发展为全市档案工作创造了良好条件,同时又提出了更高的挑战。遵循“海纳百川、厚德务实”的做事理念,因地制宜,东莞市将有重点、有深度、有特色地创新档案工作,为服务东莞经济社会发展注入新的活力。

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