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上海梅山钢铁股份有限公司项目档案管理创新

文章出处:未知人气:发表时间:2015-08-12 09:59【

 

上海梅山钢铁股份有限公司(以下简称“梅钢”),是宝钢集团上海宝山钢铁股份有限公司的子公司。近年来,在面临钢铁行业产能过剩,高端产品缺乏,环境压力日益加大的情况下,梅钢围绕产品结构调整及工艺装备升级改造开展了一系列工程项目,这些项目不仅给梅钢档案工作带来了巨大挑战,更为梅钢兰台人挥洒汗水、展现风采提供了舞台。

    创新管理理念 实现全过程管理和跨部门协同

    近年来,梅钢实施项目档案全过程管理,梅钢档案馆在项目前期就参与其中,对档案的规范和要求进行交底,同时获取项目建设相关信息,服务于档案管理。在项目过程中,对文件形成与工程建设的同步性进行跟踪。梅钢档案馆首先将档案管理的规范和要求提交给合同签订部门,加入合同技术附件,主要涉及设计、施工、监理、设备等各类合同。同时,参加国内外设备合同技术附件的谈判、项目启动会和第一次监理例会,开工时建立项目档案人员网络体系,举办培训班,让施工、监理单位知晓归档范围和归档要求。在工程过程中,承担施工图纸的发放工作,从相关部门获取进度计划,定期到现场检查相关文件的形成情况,并进行打分,将结果纳入梅钢公司的工程评价体系,在公司的工程例会上进行反馈。项目投产后,按照设计图纸、交工资料归档工作计划,推进整个项目档案的编制、审核、移交归档。另外,召开交工资料专题会,明确交工资料的编制、审复核要求,协调解决存在的问题。

    在企业,如何能有效推动档案工作一直是难点。梅钢档案馆改变“孤军奋战”的局面,充分依靠公司职能部室来推进工作,实现跨部门协同。例如,梅钢档案馆与设备管理处共同加强设备文件的过程管理。针对项目签订了大量设备合同的情况,一起开展“设备资料过程管理”项目,定期到施工单位、接运办和项目组等相关单位进行跟踪。设备管理处归档相关设备文件后,还提供了设备清单,和档案馆共同进行合同、设备清单、设备随机文件三者比对,核查到每一台设备,确保归档的完整性。此外,梅钢还提供了一些平台为项目档案跨部门的协同创造了条件。例如,在工程评价体系中,项目档案管理占有一定权重,档案馆每季度对施工、监理单位过程文件的同步性、照片档案的收集、现场图纸资料的管理等情况进行打分,反馈到该体系中。

    完善管理体系 加强制度建设构建约束机制

    近年来,梅钢项目档案管理不断建立和完善各项制度和标准,并将制度融入合同签订、业务流程、工作标准等各方面,得到有效执行。同时,梅钢在项目档案管理中构建约束机制,有效确保了竣工文件的准确性和真实性,使各单位在思想意识上对归档工作有了进一步重视,改变了原先拖拉延后的状况。

    梅钢在项目档案管理约束机制中实行审复核制。审复核制是指施工文件首先送监理单位进行单位工程质量评定,再送梅钢质监站核查备案,质监站核查通过并出具审核意见表后送项目组、档案馆复核,符合要求后移交归档。竣工图经监理单位审核签章后送项目组复核,确认后送档案馆审核归档。档案馆审核时,将设计院总目录、馆内发图目录和施工单位交来的竣工图三者比对,确定每套图的版本,再根据每套图的目录核查每张图的版本。同时,实行归档与费用结算挂钩。施工单位凭借有档案馆签章的“交工验收证书”和归档证明,才能进行费用结算和拿到工程尾款。不仅是施工单位,监理、设计院及重要设备厂家都需要获得梅钢档案馆的签章才能进行费用结算。

    丰富管理手段 改进方法提升管理效率

    梅钢档案馆近年来不断对科技档案信息系统进行改造,并开发和利用各种信息化工具来提高效率。梅钢档案馆自行开发了二维码管理系统,并贯穿到项目档案管理的流程中。在库房管理方面,通过扫描二维码,实现案卷的出入库及馆藏案卷的清点;在档案利用时,与利用清单关联,实现借出、归还等功能。二维码的实施,进一步确保了库房案卷实体信息和系统信息的一致性,工作人员只需简单操作条码扫描枪,即可以采集数据、记录信息,劳动强度和差错率得以降低。以清点库房5万多卷的案卷为例,两人全人工清点需21个工作日,采用二维条码技术,两人合作仅需要10个工作日。此外,梅钢项目档案管理团队还自行开发了编写数据库查询程序、导入不规则图纸清单、批量挂接不规范文件名电子图像等应用。梅钢科技档案信息系统现共有客户端555个,利用点击量约86万次,用户可以查询和调看电子图像,在线执行借阅、复晒、下载电子文件等利用流程。信息化不仅提升了档案管理的效率,也更利于为公司生产经营提供服务,实现档案的价值。

    梅钢项目档案管理引入“预立卷”概念,前期、竣工验收和设备文件以件为单位,放入“预立卷”进库,卷件结合。按件管理后,散材接收后即时入库,没有任何积压,安全性和利用的方便性有了很大提高,同时避免在项目收尾时对手中散材进行突击整编。同时,梅钢档案馆对项目档案的档号生成规则进行了优化,分为基建和设备两大类,案卷实现流水上架,库房空间得到充分利用。

    理念的创新、体系的完善、管理手段的丰富,最终还需依靠档案工作者的不懈努力。围绕项目档案管理,梅钢档案馆组织人员建立项目档案管理团队,团队成员跨越了科室岗位,相互配合。经过近年来项目档案管理的实践,梅钢档案馆建立了完整的管理体系和制度,并不断改进完善,梅钢档案人从幕后走向台前,为企业的生产经营添上了浓墨重彩的一笔。